Formål
Hvordan jobbe med oppfølging og endringer etter at Pay Link er sendt og betalt.
Forutsetninger
Salgsordre opprettet i Bohus Launchpad og at en "paylink"/SMS er oversendt til kunde. Kunde har lagt inn informasjon og "betalt".
Prosess:
Oppgave: følge opp ordre som ikke er utlevert hvor walley er betalingsmiddel/registere innbetaling
Frekvens: Ukelig/Daglig - Varehussjef/Salgsleder
På landingssiden etter innlogging i Walley, https://merchanthub.walleypay.com/, får man oversikt over butikkens backlogg.
De som ligger "Not activated" er ordre som i utgangspunktet ikke er utlevert og man ikke har aktivert kundens betaling/faktura/betalingsutsettelse
Trykk på linje/ordrenummer for å åpne transaksjonsdetaljer knyttet til ordre:
-Merk utløpsfrist/Expires. Dette er fristen man har for å kunne aktivere betalingen. Etter denne frist må man generere en ny PayLink som kunde må fylle ut på nytt.
-Activate - Dersom ordre er klar for utlevering, aktiverer betaling og registrer innbetaling via kasse
-Edit - Redusere/endre pris. (NB! Pris salgsordre og pris Walley må stemme overens)
-Cancel - Avbryter kundens betaling dersom kunde ombestemmer seg. (evt ny PayLink må oversendes)
Oppgave: følge opp ordre hvor PayLink er utstedt, men ikke fullført av kunde.
Frekvens: Ukelig/Daglig - Varehussjef/Salgsleder/Selger
Etter innlogging i Walley, trykk på "Pay Link" for å komme til oversikten over aktive kundeforespørsler
-Completed - Fullførte innbetalinger/ligger også på "Orders" fanen
-Pending/Customer identified/etc - Pay Link er sendt men av en eller annen grunn ikke fullført. Disse må evt følges opp
Trykk på linje/ordrenummer for å åpne "Detaljer"
-Actions - Åpner opp valg
-Pay Link events/historikk - viser historikk
Menyvalg: Actions
- Send - Sender Pay Link på nytt
- Show QR - Viser en QR kode med betalingsinformasjon man kan sende/vise kunde
- Open - Åpner en ny fane slik man kan gjennomføre betaling her
- Copy link - kopier en lenke med betalingsinformasjon, slik at man kan sende kunde via e-post
- Abort - Avbryter betaling/Pay Link
Dersom kunde ikke har fullført registrering, er man nødt til å sjekke:
- Hva er man blitt enig med kunde om?
- Har man riktig telefonnummer?
- Misforståelser?
Oppgave: Redusere/justere pris/legge til frakt
Forutsetning: Så lenge status i Walley på "Orders" er "Not activated", så er det mulig å justere pris i Walley. Både opp og ned.
Fra landingssiden i Walley, trykk på linje/ordrenummer for å gå inn i transaksjonsdetaljer
Velg "Edit"
Trykk på blyant på varelinje for å redusere pris, eller trykk på "Add article" for å legge til frakt/artikler som blir lagt på i ettertid. Legg inn ordrenummer i "Description" og beløpet i "Unit price" og trykk "Add" for å legge til en pris.
[Dersom varene skal kjøres/utleveres, trykk Activate og registrer innbetaling via kasse]
Oppgave: Ved kansellering av kjøp/returnere finanseringsbeløp i Walley [Return all]
Forutsetning: At kjøpet er "Activated"/aktivert i Walley, og det ikke skal holdes igjen en sum/avbestillingsavgift
Andre forutsetninger/hensyn: Ved kansellering av kjøp er det mange hensyn å ta! Hva har skjedd med salgsordre så langt? Kan kjøpet kanselleres? Er det utlevert varer? Er det betalt inn på salgsordre og trenger jeg å varsle økonomi? Rådfør deg med kollega/varehussjef dersom du er usikker!
For å kansellere/returnere et kjøp i Walley, logg på walley portalen, finn/trykk på ordrenummer for å gå inn i transaksjonsdetaljer,
Merk at ordren/kjøpet må være "Activated" for å kunne returnere/kansellere beløp.
Trykk på "Edit" for å åpne transaksjonsdetaljer
For å returnere beløp/kansellere kjøp til kunde i Walley, trykk "Return all" fra transaksjonsdetaljer.
OBS: dette kansellerer/returnerer aktivert beløp tilbake i kundens favør og kunde kan se bort fra faktura dersom denne allerede er ustedt.
Merk: Gi beskjed til din butikks økonomiansvarlig. Dersom oppgjøret allerede er utbetalt til butikk, vil walley trekke fra beløpet ved neste utbetaling.
Merk 2: Det er ikke mulig å kansellere/angre etter at man har trykket "Return all". Alternativet er i så tilfelle er å opprette/sende ut en ny PayLink og kunde må igjennom en ny søknadsprosess.
Oppgave: Sende ny PayLink.
Forutsetning: Kunde har ikke fullført registrering
Logg inn i Walley og trykk på Pay Link for å få opp liste over "åpne" Pay Links.
Trykk på linje/ordrenummer på den som skal sendes på nytt.
Fra "Actions" velg "Send":
Legg inn telefonnummer og trykk "Send" for å sende på nytt:
Oppgave: Forlenge/utvide "Expires" dato/frist på varer med lang leveringstid. 90 dager < Leveringstid
Forutsetning: At kjøpet er "Not activated"/ikke aktivert i Walley, men godkjent i Walley
Frekvens: Ukelig/Daglig - Varehussjef/Salgsleder
Når utløpsfristen nærmer seg, vil knappen "Extend" [Utvid] komme til syne. Denne knappen kommer til syne når det gjenstår 7 dager igjen til utløpsdato/expires.
7 < Utløpsdato
Trykk på "Extend" og "Yes"
Antall dager man kan utvide er avhengig av partneravtale. Opp mot 180 dager totalt. (Anta at det kun er mulig å forlenge kun en gang)
*NB: Ved forlengelse av "expired" dato på beløp over 50 000 kroner, må dette gjøres manuelt av Walley. Send en supportsak til "[email protected]" angående å utsette/forlengle dato på kreditt.