Formål:

Opprette returordre til egen filial.


Forutsetninger:

  • Retur kan kun skapes på ordre der varen er mottatt av kunde (les: leveringen må være signert av kunde)
  • Det skal aldri utbetales penger til kunder som returnerer netthandelsordre i butikk. Kunden vil få oppgjør av Klarna på ett senere tidspunkt.
  • Alle vil ha mulighet til å opprette retur, men ikke alle har mulighet til å redigere på en returordre som er opprettet. Dette gjelder spesielt returordrer fra netthandelsordre (dokumenttype YRET).


Pass på at det ikke allerede er opprettet retur eller at det er en service tilknyttet.

Dersom kunden også har prøvd å opprette retur via min side kan det allerede ligge en åpen retur på kunden. Dette vil da kunne sees i dokumentstrømmen i appen. Skulle du se dette bør du sjekke ut hva det er, før du oppretter ny retur. Ta med ordrenummeret på returen og bruk appen vis serviceordre under service og reklamasjon for å se ordren. Dersom det finnes en serviceordre vil du kunne navigere til denne via appen.



Slik gjøres det

Gå inn på ordren varen(e) skal returneres fra. Den enkleste måten å gjøre dette på er å gå rett inn på ordren ved å taste inn ordrenummeret via funksjonen "Tast kundenummer" i Salgsappen under redigering. Kunden bør kjenne til sitt ordrenummer som de finner på ordrebekreftelse på e-post eller på "min side" på Bohus.no. Dersom kunden likevel ikke har dette, er det også mulig å søke opp kunden og finne riktig ordre på flere andre måter. Anbefalt måte er å bruke Kunde-appen og finne den via Historikk på kunde.


Inne på ordren er det en egen knapp for å opprette retur dersom det er en netthandelsordre


Ved å trykke på denne kommer det opp en dialog med med appen som oppretter returen for deg. 

NB! Dersom en varelinje ikke dukker opp her, mangler signatur/fakturering på opprinnelig ordre. Dette er en kontroll på at kunden faktisk har mottatt varene, og at det er ført riktig i SAP. Skulle likevel kunden komme til butikk og ønske en retur før leveringen er signert/fakturert må dette rettes før man kan ta varen i retur. Gjelder dette en netthandelskunde , se rutine for retur netthandel her. 



Dersom du prøver å velge en linje der det er opprettet en service, får du en egen knapp der du kan gå til servicedokumentet for å opprettet returen derfra. Dersom varen allerede er returnert (enten på salgsdoumentet eller på ett annet dokument vil det varsles og linjen blir ikke valgbar.



For å opprette retur må:

  1. Årsak til retur velges fra nedtrekksmenyen
  2. Varelinjen(e) som skal returneres må markeres og riktig antall pris må settes.


Dersom man ønsker å endre antallet (kun til ett lavere antall en hva som ble levert til kunde) eller redusere pris grunnet skader eller mangler kan det gjøres nå. For å redusere pris trykk på den grå blyanten og litt muligheter dukker opp. Det er mulig å skrive inn pris direkte, eller man kan trykke på kalkulatoren for å redusere prisen med x %. Pris kan kun settes lavere enn prisen kunden betalte for varen.


NB! Dersom det skal returneres 2 stk og det skal gis prisreduksjon på kun den ene, må man opprette 2 returer. 


NB! Legg merke til datoen under antall. Dette er datoen kunden har signert for varemottak, og dersom den er grønn er det mindre enn 14 dager siden kunden mottak varen. Dersom det er mer enn 14 dager endrer datoen seg til å bli oransje, men det er fortsatt mulig å gjennomføre returen. Husk at postpakker ikke signeres for i vårt system av kunden, og at datoen her kan være usikker. Vurder derfor å aksepter retur selv om grensen for 14 dager er passert.



Når antall og pris er riktig, trykk på opprett og svar på dialogen som dukker opp.

  • Returlager er det lageret du ønsker å ta varen inn på. Kan varen selges som en ny vare er det lager 10 som bør brukes. Kan den selges, men som en demo/brukt vare er det lager 11 og er varen ikke salgbar/ødelagt er det lager 70 som skal brukes. 
    • Dersom du velger retur til ett lager hvor varen ikke er opprettet for, vil du få en feilmelding som sier at du må ta returen til ett annet lager. Dette er som oftest ett problem der man prøver retur til lager 11 og varen ikke har vært innom utstillingslageret tidligere. Etter returen er kontert inn på ett annet lager, kan den omposteres til lager 11.
  • Mottar du varen nå:
    • Ja - varemottak gjøres automatisk når du fullfører. Brukes når du tar imot varen samtidig som returen opprettes.
    • Nei - Det er kun returordren som opprettes. Returlevering og fullføring av denne må gjøres manuelt når kunden kommer innom med varen senere / sendes til lageret
  • Behandling av tilgodebeløp:
    • Tilgodebeløp til kunderestkonto etter levering. Dette er det som normalt skal benyttes, og tilgodebeløpet faktureres kunderestkonto etter at varene er returnert. Dette skjer da av en automatisk jobb på kvelden samme dag, slik at tilgodebeløpet blir synlig dagen etter levering.
    • Tilgodebeløp direkte til kunderestkonto (ZREX). Tilgodebeløpet blir da automatisk fakturert kunderestkontoen med en gang, uavhengig når varene returneres. Skal benyttes når tilgodebeløpet skal brukes på en oppfølgingsordre for kjøp av ny vare. 
    • Tilgodebeløp på bankkonto etter levering. Da overføres pengene til kundens bankkonto senest 10 dager etter at varene er returnert.
      • NB! Regnskapsfører må varsles for at pengene skal tilbakeføres til kunden.

NB! Velger du kombinasjonen lager 10 og mottak JA så blir varen nesten umiddelbart tilgjengelig for salg, også for netthandelskunder. Husk derfor å plasser varen på riktig sted med en gang.


Når du trykker opprett i denne dialogen vil returen skapes. Først får du en bekreftelse på hvilke dokumenter som er opprette. Har du valgt mottak JA vil det i tillegg til returordren også stå en returlevering. Denne vill bli kontert i løpet av noen minutter. Har du valgt mottak NEI vil det kun stå referanse til returordren.

Så vil du få beskjed om at det er opprettet en supportsak. Denne saken gjør at det kreditering i Klarna blir fult opp av netthandelssupport. Du trenger ikke gjøre noe med denne.


Nå som returen er opprettet vil kunden i løpet av noen minutter få en bekreftelse på e-post på hvilke varer som er returnert (kun antall, ikke pris). Når returen er fullført og fakturert vil kunden motta en ny e-post med en bekreftelse på at pengene er på vei fra Klarna og hvilket beløp som blir tilbakebetalt.


NB! Det er kun mulig å velge mottak til ett lager for hele returordren. Dersom varer skal til forskjellige lagre, må det opprettes en retur per lager.


Andre funksjoner

Dersom det er registrert en tekst på melding til kunde eller intern info fra den ordren returen blir opprette i fra, vil tekster få en indikator på seg slik at det er mulig å få med seg at det kan ligge relevant info her. Det er også mulig å legge til tekster på returordren som opprettes. Dette er valgfritt om man vil gjøre.

Dokumentflyten til høyre i bildet viser alle dokumenter som er knyttet til dokumenter returen opprettes i fra. Når returen er opprettet vil også den vises her.