Legg inn: - Firmakode - Konteringsdato - Leverandør om ønskelig - Bestillingsdato (eventuelt varemottaksdato NB! Dersom det er gjort flere varemottak på en innkjøpsordrelinje så vil nyeste dato gjelde) - Huk kun av for leveringsoverskudd (fakturaoverskudd må behandles for seg)
NB! Valget «Utlignes automatisk» skal ikke brukes. Dette valget vil føre bort alt som ligger i utvalget.
I rapporten du nå får opp ser du alt innenfor utvalget som har et leveringsoverskudd (varemottatt flere enn fakturert) eller fakturaoverskudd (for høyt antall koblet fra faktura). Når man konterer bort innkjøpsordrelinjer fra MR11 får dette konsekvenser i regnskapet. Systemet fører ut fra VM/IF-konto og mot varekost, enten kostnad eller inntekt. I tillegg påvirkes også kostpris på artikkel om artikkel ligger på lager, dette påvirker igjen verdien på lagerbeholdning.
Hovedregelen er at hver sak må vurderes. Årsaken til avvikene er som regel at varemottak ikke er utført riktig eller at man ikke skal få en faktura, men posisjonen på innkjøpsordren ikke ligger som gratisposisjon. Dersom det er fakturaoverskudd kan årsaken være at man har tatt en «snarvei» i Medius ved å endre antall som kobles, eller at man har utført kontovedlikehold i MR11 tidligere eller at man har korrigert tidligere varemottak. Avvik som oppdages i MR11 kan bety at man har feil beholdning i SAP. Om det ligger gamle saker man mener man er ferdig med (ikke får faktura på eller lignende), så har man mulighet til å jobbe med større volum ved å ta ut listen fra MR11 i excel. Før man tar ut liste så er det viktig å vise hvilke som er spesialbeholdning (kundespesifikke) fordi disse må behandles for seg. Etter å ha kjørt utvalget ovenfor i MR11:
- Velg oppsett - Velg oppsettet med navn «/SPEC.BEHOLD
- For å ta ut i excel: o System Liste Lagre Lokal fil, velg format «Regneark» og lagre filen hos deg
For å undersøke hva som kan ha skjedd kan følgende rapporter hjelpe: - MB51 viser alle bevegelser på artikkel - MB52 viser beholdning på artikkel
I excel:
- Det man nå må gjøre er å flytte kolonne G, I, J, L, P, S og U en rad opp. Dette gjør du ved å slette øverste celle for hver kolonne (G, I, J, L, P, S og U)
- Deretter legger du på filter, og filtrerer på «best.dato» og ta vekk «kontonøkkelbetegnelse», «VM/IF-avregning» og «(tomme)»
- Sorter på «S» (spesialbeholdning) og velg «E».
o Du har nå en liste med kun kundespesifikke Først kopierer man alle linjer med spesialbeholdning over til egen arkfane Vurder verdiene, veldig lave verdier kan med fordel føres bort i MR11 etterpå for å spare tid
o Fjern filter på kolonnen med «S» Gå tillbake til første fanen o Marker alle artikkelnr og kopier (Ctrl+C) Det er kun standardvarer som ligger igjen nå
o Gå inn i MM60 (SAP) Velg «flervalgartikkel» (pilen til høyre for feltet) Lim inn alle artiklene du kopierte fra excel
o Velg riktig filial og utfør
o Marker kolonnen for «artikkel» og kopier til excel Lim inn i ny arkfane i excel Kopier pris fra SAP til excel
o Kopier innkjøpsordrene fra excel-uttrekket på standardvarer
o Legg inn nytt utvalg i MR11 (start transaksjonen på nytt) Bruk samme utvalg som tidligere, men denne gangen skal også alle innkjøpsordrene på standardvarer legges inn i utvalget. Utfør.
o Merk alt og konter bort (du får da et regnskapsbilag, og dette kan ses i MR11SHOW)
o Gå inn i MR21 og velg konteringsdato, filial og en passende referanse
o I MR21 velger du variant for «Lagerført artikkel» Lim inn alle artikler og nye priser fra excel-arket. Vær obs på at man kan kun lime inn like mange linjer som synes i bildet. Hvis det er flere linjer enn dette må man kopiere og lime inn flere ganger
o Trykk lagre (du får da et nytt regnskapsbilag)
o For spesialbeholdning så må man gå gjennom artikkel for artikkel. Som nevnt tidligere så ser vi bort fra de med lav verdi o Sett filter på «artikkel» i Excel, sorter fra minste til største
o Gå inn i MB52 og legg inn artikkel, filial og huk av speialbeholdning, utfør (Gjør dette artikkel for artikkel)
o Man ser nå om det ligger beholdning på den kundespesifikke artikkelen. Vær oppmerksom på at du her ser kundeordre også, så man må se på riktig spesialbeholdning. Dersom det ligger beholdning på artikkelen så må man justere kostpris i MR21 for spesialbeholdning etter at man har kontert bort i MR11. Om det ikke ligger beholdning på artikkelen så må man ikke justere kostpris, men kun kontere bort linjen i MR11.
o Om det er beholdning så må man i MR21 velge varianten «spesialbeholdning - kundeordre» samt legge til kundeordre, posisjon og ny pris
